○小城市水道事業管理規程
平成17年3月1日
企業管理規程第2号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 組織(第2条―第10条)
第3章 専決(第11条―第14条)
第4章 公印(第15条―第23条)
第5章 文書
第1節 総則(第24条―第29条)
第2節 文書処理
第1款 収受及び配布(第30条)
第2款 起案、回議等(第31条―第43条)
第3節 文書の浄書及び発送(第44条―第47条)
第4節 完結文書の管理(第48条―第52条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、水道課(以下「課」という。)の組織及び業務執行に当たって内部管理事務の処理等に関し必要な事項を定め、もって水道事業の能率的な運営を図ることを目的とする。
第2章 組織
(事務分掌)
第2条 課に次の係を置く。
業務係
工務係
2 業務係は、次の事務をつかさどる。
(1) 業務の総合調整に関すること。
(2) 職員の身分取扱いに関すること。
(3) 予算及び決算に関すること。
(4) 出納その他の会計事務に関すること。
(5) 契約に関すること。
(6) 資産(貯蔵品を除く。)の管理に関すること。
(7) 広報宣伝に関すること。
(8) 文書及び公印の管理に関すること。
(9) 前各号に掲げるもののほか、他の係の所掌に属さないこと。
(10) 営業の企画に関すること。
(11) 業務統計に関すること。
(12) 量水器の点検に関すること。
(13) 水道料金の調定に関すること。
(14) 水道料金等の徴収に関すること。
3 工務係は、次の事務をつかさどる。
(1) 水道用水の供給に関すること。
(2) 水道施設の維持及び管理に関すること。
(3) 水道施設の設計及び工事施行に関すること。
(4) 給水装置に関すること。
(5) 貯蔵品の管理に関すること。
(6) 浄水場に関すること。
(7) 給水記録の整理及び報告に関すること。
(8) 前各号に掲げるもののほか、営業及び水道施設に関すること。
(職の設置)
第3条 課及び係にそれぞれ課長及び係長を置く。
2 課に副課長、主幹、主査、主事その他必要な職員(以下「その他の職員」という。)を置くことができる。
(職務)
第4条 課長は、水道事業の管理者の権限を行う市長(以下「管理者」という。)の命を受け、課の事務を掌理し、その事務を処理するため、所属の職員を指揮監督する。
2 副課長及び主幹は、課長を補佐し、課の所掌事務を整理し、課長が不在のときは、その職務を代行する。
3 係長は、上司の命を受け、係の事務を処理し、その処理について係の職員を指揮監督する。
4 主査、主事及びその他の職員は、上司の命を受け、当該事務に従事する。
第5条及び第6条 削除
(管理者の職務代理)
第7条 地方公営企業法(昭和27年法律第292号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づく管理者の職務代理者は、課長とする。
(事務の委任)
第8条 管理者の権限に属する事務で、法第13条第2項の規定により委任する事務については、別に定める。
(事務の代決)
第9条 管理者が不在のときは、課長がその事務を代決することができる。
2 課長が不在のときは主務係長が、課長及び主務係長が不在のときは第2条に規定する他の係長が、その事務を代決することができる。
(代決の制限)
第10条 前条の規定による代決は、特に命令する場合のほか、異例又は重要と認めるものについては、これをなすことができない。
第3章 専決
(専決事項)
第11条 課長の専決することができる事項(以下「専決事項」という。)は、別に定めるもののほか、別表第2のとおりとする。
(1) 事案が重要であるとき。
(2) 事案が異例に属し、又は先例となるおそれがあるとき。
(3) 事案について紛議論争のあるとき又は紛議論争を生じるおそれがあるとき。
(4) 前3号に掲げるもののほか、特に管理者において事案を了知しておく必要があるとき。
(報告)
第14条 課長は、必要があると認めるときは、専決した事項を管理者に報告しなければならない。
第4章 公印
(公印の名称等)
第15条 公印の名称、寸法及びひな形は、別表第3のとおりとする。
(公印の保管)
第16条 公印は、課長が保管する。
2 公印は、常に堅固な容器に納め、使用しないときは、封印又は施錠をしておかなければならない。
(公印の取扱者)
第17条 課長は、必要があると認めるときは、公印取扱者(以下「取扱者」という。)を定め、公印の保管、使用その他関係事務を処理させることができる。
(公印の使用)
第18条 課長又は取扱者は、公印の押印を求められたときは、押印する文書及び決裁文書の提示を求め、照合の結果、公印を押印することが適当であると認めたときは、当該決裁文書の余白に「公印使用」と押印した後、当該文書に明瞭かつ正確に押印しなければならない。
2 公印の押印は、執務時間中に行うものとする。ただし、やむを得ない場合は、この限りでない。
(印影の印刷)
第19条 公印の印影又は縮小したものを印刷した用紙等は、厳重に保管し、常にその受払いを明確にし、不用となったときは、当該用紙を焼却しなければならない。
(公印の事故届)
第20条 課長は、公印に関し盗難その他の事故が生じたときは、速やかに管理者に届け出なければならない。
(公印の新調、改刻又は廃止)
第21条 公印の新調、改刻及び廃止は、管理者が行うものとする。
(公示)
第22条 公印を新調し、若しくは改刻したとき又は公印の使用を廃止したときは、印影を付けてその旨を公示しなければならない。
(公印台帳)
第23条 課長は、公印台帳(様式第1号)を備え、公印の新調、改刻又は廃止のあった都度必要な事項を記載し、整備しておかなければならない。
第5章 文書
第1節 総則
(文書の作成)
第24条 文書は、小城市文書取扱規程(平成17年小城市訓令第5号)の定めるところにより作成するものとする。
(文書の取扱い)
第25条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。
(課長の職務)
第26条 課長は、常に課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書主任)
第27条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書主任を置く。
2 文書主任は、業務係長の職にある者をもってこれに充てる。
3 文書主任は、その課の文書事務の取りまとめについて責任を有し、文書が完結するまでの処理経過を明らかにしておかなければならない。
(必要な簿冊等)
第28条 文書の取扱いのため、業務係に次の簿冊を備える。
(1) 文書整理簿(様式第2号)
(2) 電報収発簿(様式第3号)
(3) 小包収受簿(様式第4号)
(4) 書留郵便物控簿(様式第5号)
(5) 金券配付簿(様式第6号)
(6) 水道事業管理規程制定簿(様式第7号)
(7) 令達簿(様式第8号)
(8) 文書郵送控簿(様式第9号)
(9) 公報登載簿(様式第10号)
(10) 保存文書台帳(様式第11号)
(記号及び番号)
第29条 文書記号(以下「記号」という。)は、当該文書の属する暦年を示す数字の次に、団体名及び課名を表示する2字を加えるものとする。ただし、その内容が秘密に属する文書は、団体名及び課名を表示する漢字の次に「秘」1字を加えるものとする。
2 文書番号(以下「番号」という。)は、1月1日から12月31日までの暦年により一貫番号を付すものとする。ただし、同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いる。
第2節 文書処理
第1款 収受及び配布
第30条 課に到着した文書及び物品は、業務係において次に定めるところにより処理しなければならない。ただし、請求書、領収書、見積書、軽易な報告書、定期刊行物、送状その他軽易な文書(以下「軽易文書」という。)で、文書整理簿による整理を要しないものについては、この限りでない。
(3) 電報は、開封し、当該電報の余白に収受印を押し、電報収発簿に所要事項を記入し、主務係に配布する。ただし、親展扱いのものにあっては、開封せずに名あて人に配布する。
2 金券、現金、有価証券等(以下「金券等」という。)は、金券配布簿に所要事項を記入した後、企業出納員に配布する。この場合において、これら金券等が添付されていた文書には、金券等添付のものである旨を表示するとともに、関係簿冊にもその旨を記載しておかなければならない。
3 各係において直接に受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに業務係に回付しなければならない。
4 2以上の係に関係のある文書は、その関係の最も深い係に配布するものとする。
5 審査請求、異議申立て等で収受の月日が権利の得喪に関係のあるものは、第1項に定める手続のほか、当該文書の欄外に収受の時間を明記し、その部分に取扱者が認印し、封筒は、これに添付するものとする。
6 郵便料金の未納若しくは不足の文書又は物品が到着したときは、発信者が官公庁であるとき、又は文書主任が収受することが適当であると認めたときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。
第2款 起案、回議等
(文書の処理)
第31条 主務係長は、文書の配布を受けたときは、直ちに課長の供覧を受けなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、この限りでない。
2 課長は、文書を閲覧し、必要があるものについては処理の方針を示して、主務係長に返付し、速やかにその処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書については、あらかじめ管理者に供覧し、その指示を受けるものとする。
(供覧)
第32条 配布を受けた文書が起案により処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、当該文書の上部余白に供覧印(様式第13号)を押し、関係者に供覧するものとする。
(即日起案の原則)
第33条 文書の起案者は、起案に当たっては、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要する場合は、あらかじめ課長の承認を得るものとする。
(起案)
第34条 起案は、起案用紙を用いて行わなければならない。ただし、定例のもので一定の簿冊で処理できるもの、軽易な文書で処理案を当該文書の余白に記載して処理できるもの又は処理案を符せん用紙に記載し当該文書に貼付して処理することができるものについては、この限りでない。
2 起案に当たっては、国語体及び当用漢字並びに現代仮名遣いを用い、文章は、平明簡易、字画は、明瞭にしなければならない。
3 電報案は、特に簡明を旨とし、案文に振り仮名を付し、余白に総字数を記入しなければならない。
(起案理由及び関係書類)
第35条 起案文書には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は軽易なものについては、これを省略することができる。
(特別取扱いの表示)
第36条 起案文書には、必要に応じて「秘」、「親展」、「書留」、「小包」、「速達」、「電報」、「公報登載」等の施行上の取扱いを表示し、かつ、急を要するものは赤色、重要な事項に係るものは青色の小片を右上方に貼付しなければならない。
(1) 管理者の決裁を要するもの 甲
(2) 課長の専決事項に属するもの 乙
(起案者の署名、押印)
第38条 起案者は、起案年月日を記入の上、起案者の欄に署名及び押印しなければならない。
(回議)
第39条 起案文書は、係長、課長、管理者の順に回議しなければならない。
(合議)
第40条 起案の内容が他の課(小城市行政組織規則(平成17年小城市規則第3号)に規定する課をいう。以下同じ。)に関係を有する場合は、課長の決裁を経た後、当該起案文書を関係する他の課長に合議しなければならない。
2 合議を受けた者が、合議事項に異議がある場合は、課長が協議して調整するものとし、なお調整が整わないときは、意見を付しておくものとする。
(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)
第41条 第9条の規定により代決するときは、当該起案文書の決裁個所に「代」と記載して認印し、後閲を有するものについては、「後閲」と記入しておかなければならない。
(決裁印の押印等)
第42条 決裁を終わった起案文書は、業務係において決裁の押印を受けなければならない。ただし、その内容が秘密に属するものについては、決裁の押印を省略することができる。
2 文書主任は、前項の場合において、決裁の押印をするに当たっては、決裁区分その他の事項が守られているかどうかを検討し、必要に応じ、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。
(1) 水道事業管理規程 水道事業管理規程制定簿
(2) 令達文書 令達簿
(3) 普通文書で前号以外のものであり、かつ、文書整理簿に未登載のもの(ただし、軽易文書を除く。) 文書整理簿
第3節 文書の浄書及び発送
(浄書)
第44条 決裁文書は、主務係において浄書する。
2 浄書した文書は、決裁文書の処理案と校合し、当該案文と相違ないことを確認した後、当該決裁文書の浄書及び校合欄に、それぞれ当該浄書又は校合をした者が認印しなければならない。
(公印の押印)
第45条 発送する文書は、浄書及び校合をした後、業務係において、前章に定めるところにより公印(重要なものにあっては、割印を含む。)の押印を受けなければならない。
(1) 通知及び照合に係る交書で印刷し、又は複写した同文のもの
(2) 図書類の送付状
(3) 記念行事等の招待状
3 前項の規定により、公印の押印を省略しようとするときは、当該起案文書の施行上の取扱欄にその旨の表示をしなければならない。
(文書の発送)
第46条 文書及び物品の発送は、業務係において行う。
2 文書を発送しようとするときは、当該文書に決裁文書を添えて業務係に回付しなければならない。
3 業務係においては、各係から発送文書を受けたときは、当該文書の種類に応じ、令達簿又は文書整理簿若しくは電報収発簿にそれぞれ所要事項を記入し、かつ、当該発送文書に係る決裁文書中の余白に「発送済」と記入の上、発送文書を発送し、当該決裁文書を主務係に返付するものとする。
4 親展文書を発送しようとするときは、文書整理簿に所要事項を記入し、あて先を明記した封筒に入れて業務係に回付し、発送する。この場合において文書主任は、決裁文書中の処理案の余白に「発送済」と記入し、当該箇所に認印するものとする。
5 発送文書のうち、親展文書及び書留、速達その他特殊郵便物とする扱いものについては、主務係においてあて先を明記した封筒に入れその旨を明示しておかなければならない。
6 小包郵便物として発送するものは、主務係において包装し、あて先を明記の上、決裁文書とともに業務係に回付し、業務係においては第3項の規定の例によりこれを処理するものとする。
7 業務係は、文書郵送控簿を備え、所要事項を記入しておかなければならない。
8 主務係は、文書を使送するときは、業務係において、当該使送に係る決裁文書の処理案の余白に「使送」と記入し、文書整理簿に所要事項を記入した後、これを主務係に返付するものとする。
(公報の登載)
第47条 公報に登載を必要とする文書は、主務係で公報原稿用紙に記載の上、決裁文書とともに業務係に回付し、業務係において公報発行の例により登載し、決裁文書に公報登載の旨を表示して、主務係に返付するとともに、公報登載簿に登載年月日その他必要な事項を記入しなければならない。
第4節 完結文書の管理
(完結文書の編さん及び保存)
第48条 決裁文書で、所定の手続を終わったもの(以下「完結文書」という。)は、別表第4に定める種別及び類名に従って編さんし、これを保存しておかなければならない。
2 完結文書の保存区分は、次のとおりとする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 1年保存
3 前項各号に規定する保存期間は、文書の完結の日の属する年の翌年の1月1日から起算する。ただし、会計事務に関する文書にあっては、文書の完結の日の属する事業年度の翌事業年度の4月1日から起算する。
(完結文書の整理手続)
第49条 完結文書は、主務係において編さんし、当該文書の完結の日の属する年の翌年の9月末日(会計事務に関するものにあっては、翌会計年度の9月末日)までに文書主任に引き継ぐものとし、業務係において書庫に納めて保存する。
2 主務係長は、第4種に属する完結文書及び事務の処理上特に必要があると認める完結文書については、前項の規定にかかわらず、当該主務係において一時これを保存することができる。
3 業務係において完結文書を保存する場合は、保存文書台帳を作成し、所要事項を記入しておかなければならない。
(保存文書の管理)
第50条 書庫に納めて保存する文書(以下「保存文書」という。)は、文書主任が管理するものとする。
2 保存文書を外部に持ち出そうとする者は、文書主任の承認を受けなければならない。
3 保存文書は、転貸、抜取り、取換え、訂正等をしてはならない。
(部外者に対する保存文書の閲覧)
第51条 他の官公署、個人その他のものから保存文書を閲覧したい旨の申出があるときは、文書主任は、主務係長と協議の上、閲覧させることができる。
(保存文書の廃棄)
第52条 保存期間の経過した保存文書は、業務係において廃棄目録を作り、廃棄する。ただし、廃棄する文書で他に利用されるおそれのあるものは、業務係において裁断し、又は焼却しなければならない。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成17年3月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日企管規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月31日水管規程第1号)
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
別表第1 削除
別表第2(第11条関係)
課長専決事項
1 職員の出張に関すること。
2 定例又は簡易な諸証明に関すること。
3 関係行政庁への報告に関すること。
4 定例又は簡易な願、届、申請、請求、進達及び報告等に関すること。
5 水道事業に属する事務につき関係者の呼出しに関すること。
6 事務に属する日報、日誌、の検閲に関すること。
7 公印の持出し及び使用に関すること。
8 文書の収受、発送及び廃棄処分に関すること。
9 職員の勤務に関する諸願及び届に関すること。
10 職員の履歴及び身分の照会調査に関すること。
11 備品の貸付けに関すること。
12 職員の研修計画に関すること。
13 1件500万円までの物品の売買契約並びに物品の貸借の決定及び契約に関すること。
14 1件500万円までの物件及び工事用材料の購入並びに修繕に関すること。
15 1件500万円までの工事施行の決定に関すること。
16 1件500万円までの予定価格及び最低制限価格の決定に関すること。
17 1件500万円までの変更契約の決定に関すること。
18 1件500万円までの工期延長の認可に関すること。
19 1件500万円までの工事竣工検査結果報告の承認に関すること。
20 1件10万円までの交際費及びこれに準ずる経費の支出に関すること。
21 支出命令に関すること。
22 1件50万円までの予算流用の充用に関すること。
23 人件費、動力費、燃料費、通信費その他定額定例的経費の支出に関すること。
24 水道料金、手数料等の調定に関すること。
25 給水工事の受付、施行及び工事費の調定、精算に関すること。
26 契約保証金の徴収及び還付に関すること。
27 資材及び物品等の検査、出納及び納入期限の延期等の承認に関すること。
28 水道メーター検針、検査及び試験に関すること。
29 水道メーター故障時、特別の場合等の料金の算定又は水量及び用途の承認の認定に関すること。
30 過払金の戻入れ及び過誤納入金の還付に関すること。
31 臨時職員の任免及び進退に関すること。
32 その他軽易な所掌事務に関すること。
別表第3(第15条関係)
公印の名称、寸法及びひな形
名称 | 寸法 (ミリメートル) | ひな形 |
小城市水道企業出納員之印 | mm 方 21 |
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小城市水道企業出納員日付領収印 | 円 30 |
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小城市水道現金取扱員日付領収印 | 円 30 |
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別表第4(第48条関係)
完結文書の種別及び類名
種別 | 号類名 |
第1種(永久保存) | 1 条例、規則、訓令及び重要な告示の原議書 2 中央官庁その他関係庁との往復文書で将来例証となるもの 3 水道課所管の職員の進退、賞罰等に関する書類及び履歴書 4 恩給及び退隠料の裁定事項 5 議会関係の重要書類 6 予算、決算又は出納に関する書類で重要なもの 7 訴願及び訴訟書類並びに請願及び願出書類で永久保持の必要あるもの 8 試験及び研究資料で特に重要なもの 9 許可、認可、特許、登録、契約等に関する書類で永久保存の必要あるもの 10 ほう賞及び表彰に関する書類で重要なもの 11 その他永久保存の必要がある文書及び法律関係が10年を超える文書 |
第2種(10年保存) | 1 往復文書で永久保存の必要はないが6年以上保存する必要があるもの 2 法令の規定により処分した書類で永久保存の必要はないが6年以上保存する必要があるもの 3 人事関係書類。ただし、総務課所管のものを除く。 4 俸給及び給料関係書類 5 起債関係書類 6 決算を終えた金銭及び物品に関する書類 7 決算を終えた工事の設計書及び工事に関する命令並びに検査調書 8 永久保存文書のうち永久保存の必要はないが、6年以上保存する必要があるもの 9 その他法律関係が6年以上10年未満の文書 |
第3種(5年保存) | 1 調査を終えた諸報告書類及び統計書類 2 上申、伺願、契約書及び通達の書類で5年を超えて保存する必要がないもの 3 旅行命令簿、出勤簿、文書台帳、各種文書、物品の配付簿及び送付簿 4 予算及び出納関係書類で5年を超えて保存する必要はないが、2年以上の保存の必要があるもの 5 官報及び県公報 |
第4種(1年保存) | 上記の永久保存、10年保存及び5年保存に属しない文書 |
