○小城市文書取扱規程
平成17年3月1日
訓令第5号
注 平成31年3月から改正経過を注記した。
目次
第1章 通則(第1条―第7条)
第2章 公文の形式(第8条―第11条)
第3章 文書
第1節 文書の取扱い(第12条―第27条)
第2節 文書の整理、編さん及び保存並びに廃棄等(第28条―第36条)
第3節 物品の収受、配布及び発送(第37条・第38条)
第4節 勤務時間外における文書及び物品の取扱い(第39条・第40条)
附則
第1章 通則
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書の管理に関する基本的な事項を定めることにより、文書の適切な保存及び利用等を図り、もって行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市の有するその諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
(平31訓令8・一部改正)
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって一定の事項を記録しておくことのできるもの(以下「電子文書」という。)で、職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。
(平31訓令8・全改)
(文書の取扱いの基本)
第3条 職員は、文書を正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適性、かつ、能率的に行われるように処理し、管理しなければならない。
2 職員は、文書を組織として管理し、決して私的な管理をしてはならない。
3 職員は、小城市情報公開条例(平成17年小城市条例第7号)第7条各号に規定する情報が記録されている文書については、個人情報等の保護又は保持に特に注意して取り扱わなければならない。
(平31訓令8・全改)
(文書の管理方法)
第4条 文書の管理方法は、フォルダ管理方式により行うものとする。ただし、簿冊方式で保存している場合は、この限りではない。
(平31訓令8・全改)
(ファイル責任者及びファイル担当者)
第5条 課等において文書の管理を適切に行うため、ファイル責任者及びファイル担当者を置く。
2 ファイル責任者及びファイル担当者は、次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書及び物品の収受及び配布に関すること。
(2) 文書事務の指導改善に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の整理、保管、引継ぎ、保存及び廃棄に関すること。
(5) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
(6) その他文書の取扱いに関すること。
(平31訓令8・全改)
(帳票等の種類)
第6条 文書の取扱いに必要な帳票等の種類は、次のとおりとする。
(1) 令達番号簿(様式第1号)
(2) 文書件名簿(様式第2号)
(3) 特殊郵便物交付簿(様式第3号)
(4) ファイル基準表(様式第4号)
(5) 公文書目録(様式第5号)
(6) 起案書(様式第6号)
(7) ロケーションNo.一覧表(様式第7号)
(平31訓令8・一部改正)
(文書事務の指導改善等)
第7条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、この訓令に基づいて適正かつ速やかに事務処理が行われるよう、常にその指導改善に努めなければならない。
2 総務課長は、少なくとも年1回以上各課等の文書の保管状況等を調査するものとする。
3 職員は、前項の調査の円滑な実施に協力するよう努めなければならない。
(平31訓令8・追加)
第2章 公文の形式
(公文の種類)
第8条 公文の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 告示 管内の全部又は一部に公示するもの
(4) 訓令 所管公署又は職員に対し指揮命令するもの
(5) 指令 命令、許可等の行政処分の意思を表示するもの
(6) 辞令 職員の任免等を行うもの
(7) 通達 所管公署又は所属職員に対し一定の事項を指示するもの
(8) その他 通知、報告、回答、依頼、照会、進達、副申、協議、伺、願、届、陳情、復命、諮問等
(平31訓令8・旧第7条繰下)
(1) 条例、規則、告示及び訓令には、その区分に従い、市名を冠し、番号は、その制定の順序に従い令達番号簿により付けること。
(2) 指令には、市名及び各課等の頭文字(以下「記号」という。)にその区分に従い「指令」の字を冠し、文書件名簿により付けること。
(3) 前2号以外の文書には、記号を付け、番号はその記号の区分により、発生順序に従って文書件名簿により付けること。
2 前項の番号は、令達番号簿にあっては毎年1月から起こし暦年により、文書件名簿にあっては毎年4月から起こし会計年度によりそれぞれ更新するものとする。
(平31訓令8・旧第8条繰下・一部改正)
(公文の発信者名)
第10条 公文の発信者名は、全て市長名(特に必要があるものは、市名)を用いなければならない。ただし、簡易なものについては、副市長名、部長名又は課長名を用いることができる。
(平31訓令8・旧第9条繰下・一部改正)
(押印)
第11条 発送文書には、公印を押し、重要なものについては、契字印で起案書と割印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、特にその必要があるもののほか、押印しないものとする。
(1) 祝辞、弔辞その他これに類する文書
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(3) 前2号に掲げるもののほか、軽易な文書
(平31訓令8・旧第10条繰下)
第3章 文書
第1節 文書の取扱い
(文書の収受及び配布)
第12条 到着した文書は、次により収受及び配布しなければならない。
(1) 文書(親展文書(秘の表示のある文書及び親展電報を含む。以下同じ。)及び普通電報を除く。)は、総務課において仕分し、速やかに所管課等へ配布すること。
(2) 親展文書にあっては、特殊郵便物交付簿により、あて名人に配布すること。
(3) 書留郵便物は、特殊郵便物交付簿により配布すること。
(4) 訴訟、不服申立てその他受理の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、第1号の規定による手続のほか、余白に収受時刻を記入し、取扱者が押印し、その封皮を添付すること。
2 数課等に関係のある文書は、関係の最も深いと認められる課等に配布しなければならない。
(平31訓令8・旧第11条繰下・一部改正)
(平31訓令8・旧第12条繰下)
(各課等による収受文書の処理)
第14条 各課等において文書を収受したときは、余白に受付日付印を押した後、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 職員は、保存期間を明示するとともに、文書件名簿に登載すること。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
(2) 職員は、起案による処理を必要とする収受文書は、速やかに起案する。
(3) 職員は、起案による処理を必要とする収受文書のうち次のいずれかに該当するものは、起案する前に速やかに供覧する。
ア 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの
イ 処理について長期の日時を要すると認められるもの
(4) 起案による処理を必要としない収受文書は、必要に応じて供覧する。
(5) 数課等に関係のある重要な文書は、収受した職員においてその写しを作成し、関係課等に配布すること。
(6) 所管に属しない文書は、収受した職員において付せんにその事由を記載して、総務課に回付すること。
(7) 課長等は、文書件名簿に登載された文書を査閲し、自ら処理するもののほかは、当該事務の担当者に処理させること。
(平31訓令8・旧第13条繰下・一部改正)
(電子文書の受信等)
第15条 電子文書を受信したときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 職員は、直ちに紙に出力し、前条の規定の例により処理しなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
(2) 所管に属しない電子文書は、直ちに関係の課等に転送しなければならない。
(平31訓令8・追加)
(起案)
第16条 起案に当たっては、次の要領によらなければならない。
(1) 起案書を用いること。
(2) 起案年月日、件名等を記入し、処理期限のあるものにはその期限を備考欄に記入すること。
(1) 定例又は軽易な事項 付せん又は本書の余白に処理案を朱書する。
(2) 正規、定例の事項 一定の帳簿又は用紙を用いる。
(3) 供覧文書 当該文書の余白に供覧と朱書する。
(平31訓令8・旧第14条繰下・一部改正)
(起案書の記載事項)
第17条 起案書には、起案の理由又は説明を記載し、かつ、必要な文書を添付しなければならない。
(平31訓令8・旧第15条繰下・一部改正)
(訂正)
第18条 起案書の記載事項を訂正するときは、赤インク又は赤鉛筆、付せん等を用い、訂正箇所が明確に分かるようにしなければならない。
(平31訓令8・旧第16条繰下・一部改正)
(決裁者の順序)
第19条 起案の決裁を受け、又は供覧する場合には、関係の係員等に回議の上、係長、副課長、参事、課長、部長、副市長を経て、市長の決裁又は供覧を受けるものとする。
(平31訓令8・旧第17条繰下・一部改正)
(合議)
第20条 他の課等の所掌事務に関係のある事案は、所管課等において起案し、関係課等に合議しなければならない。
2 合議を受けた課等は、速やかに処理し、起案書は所管課等に回付しなければならない。
3 合議を受けた課において合議事項に異議があるときは、所管課等に協議して調整し、なおその意見が一致しないときは、修正案又は反対意見を記載した付せんを起案書に貼付して上司に提出しなければならない。
4 合議の順序は、次のとおりとする。
(1) 同一部内において他の課に関係のある文書は、関係課等の合議を経て、所管部長等の決裁を受けること。
(2) 他の部等に関係のある文書は、関係課等の合議を経て、所管部長等の決裁を受けること。
(3) 市長又は副市長が決裁するもののうち、他の部等に合議を要するものは、関係部長等の合議を経て、市長又は副市長の決裁を受けなければならない。
(平31訓令8・旧第18条繰下・一部改正)
(総務課への合議)
第21条 起案のうち、次に掲げるものは、総務課に合議しなければならない。
(1) 市議会の議決、同意又はこれに報告を要する文書
(2) 条例、規則その他の規程の制定又は改廃に関するもの
(3) 訴訟及び不服申立てに関するもの
(4) 法令の解釈及び適用に関するもの
(5) 文書の廃棄に関するもの
(6) 前各号に掲げるもののほか、特に重要なもの
(平31訓令8・旧第19条繰下・一部改正)
(条例等原案の送付)
第22条 所管課長等は、条例、規則その他の規程の制定又は改廃を要するときは、あらかじめ制定又は改廃の趣旨及び要領(以下「制定改廃要領」という。)について、市長の決裁を受けなければならない。ただし、簡易な制定改廃要領は除く。
2 前項の決裁を受けたときは、その要領に従って改廃の案を作成し、改廃要領を添え、総務課長に送付しなければならない。
(平31訓令8・旧第20条繰下・一部改正)
(廃案その他の場合の処置)
第23条 起案が廃案となり、又は重大な変更を受けたときには、所管課等は合議した課等にその旨を通知しなければならない。
(平31訓令8・旧第21条繰下・一部改正)
(発送文書の審査)
第24条 発送文書の審査は、所管課等で行わなければならない。
(平31訓令8・旧第22条繰下・一部改正)
(決裁済起案書の取扱い)
第25条 決裁を終わった起案書には、所管課等において決裁年月日を記入しなければならない。
(平31訓令8・旧第23条繰下・一部改正)
(浄写及び校合)
第26条 発送文書の浄写及び校合は、所管課等で行わなければならない。
(平31訓令8・旧第24条繰下・一部改正)
(発送文書の発送)
第27条 決裁済みの起案で発送を必要とする文書は、所管課等において、発送しなければならない。
2 所管課等は、文書を発送したときは、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 起案書に発送年月日を記入すること。
(2) 文書件名簿に発送年月日及び経過を記入すること。
3 軽易な文書については、前項の手続を省略することができる。
(平31訓令8・旧第25条繰下・一部改正)
第2節 文書の整理、編さん及び保存並びに廃棄等
(文書の整理及び保管)
第28条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して、いつでも持ち出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防に注意しなければならない。
2 文書は、処理済又は未処理にかかわらず分類し、ファイル基準表に必要事項を記入し、フォルダーに入れファイリングシステムにより整理及び保管するものとする。
3 文書の整理及び保管に当たっては、ファイリング専用キャビネット(以下「専用キャビネット」という。)及びファイリング用具を使用するものとする。
4 前項の規定にかかわらず、専用キャビネットに保管することが不適当な文書については、総務課と協議の上、その他のキャビネット、保管庫、図面庫及び書棚等に保管することができる。この場合において、職員は、当該文書庫の名称及び保管場所等を記載した文書を専用キャビネットの所定の位置に保管しなければならない。
(平31訓令8・旧第26条繰下・一部改正)
(保存種別及び保存期間)
第29条 保存文書の種別及び保存期間は、法令に特別の定めがあるもののほか、別表の文書保存年限基準表を基準とし、所管課等で定めるものとする。
2 保存期間の算定については、会計年度に属するものは翌年度4月1日から、暦年に属するものは翌年1月1日から起算する。
(平31訓令8・旧第28条繰下・一部改正)
(文書の引継ぎ及び移替え)
第30条 所管課長等は、各年度の年度末に、専用キャビネットに保管している文書を総務課に移管(以下「文書の引継ぎ」という。)しなければならない。
2 文書の引継ぎは、所管課等がファイル基準表に従い、総務課の確認を得て、保存箱に収納するものとする。
3 所管課等は、前2項に定める文書の引継ぎが完了した後速やかに、専用キャビネット内の文書の上2段に保管している現年度文書を最下段に移替え(以下「文書の移替え」という。)を行わなければならない。
4 所管課等は、文書の引継ぎ及び文書の移替えが完了した後、ファイル基準表等に必要事項を記入し、総務課へ提出しなければならない。
(平31訓令8・追加)
(引継ぎ及び移替えの特例)
第31条 前年度以前に作成及び収受した文書で、使用頻度が高いと認められる文書(以下「継続文書」という。)は、現年度文書と同じ取扱いをする。
2 前項に規定する継続文書の使用頻度が低くなった場合は、継続の解除を行うものとし、継続を解除した日が属する年度の年度末に文書の移替え又は引継ぎを行う。
3 継続文書の継続を解除し保存する場合の保存期間は、継続を解除する年の属する年度の次の年度から起算する。
(平31訓令8・追加)
(保存文書の廃棄)
第32条 総務課長は、保存期間の満了した文書等を廃棄するよう、所管課長等に通知しなければならない。
2 所管課長等は、前項により通知を受けた文書についてその内容を確認するとともに、当該文書を廃棄しなければならない。
3 所管課長等は、保存期間の満了した文書であっても、更に保存が必要と認められる文書については、総務課に協議したうえ、ファイル基準表の保存年限の訂正を行い、保存期間を延長して保存することができる。
4 第2項の規定にかかわらず、容易に再取得ができる文書その他特に保存の必要がないと認められる文書については、随時廃棄することができる。
5 前各項の規定にかかわらず、保存期間が満了した文書のうち歴史的資料として、保存する必要があるものについては、教育委員会文化課に移管する。
(平31訓令8・全改・旧第29条繰下)
(保存文書の借覧)
第33条 保存文書を借覧しようとするときは、所管課長等と協議の上借覧しなければならない。
2 借覧の期間は3日以内とする。ただし、特に必要のあるときは、所管課長等の承認を得て期間を延長することができる。
3 借覧した文書は、借覧期間内であっても所管課長等から返還の要求があったときは、直ちに返納しなければならない。
4 借覧した文書は、抜取り、取替え又は訂正をしてはならない。
(平31訓令8・旧第30条繰下・一部改正)
(庁外持ち出しの制限)
第34条 借覧中の文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事由によりあらかじめ所管課長等の許可を受けたときは、この限りでない。
(平31訓令8・旧第31条繰下・一部改正)
(市職員以外の者の閲覧)
第35条 市職員以外の者で文書の閲覧をしようとする者があるときは、所管課長等の許可を受けて閲覧させることができる。
(平31訓令8・旧第32条繰下・一部改正)
(書庫の管理)
第36条 書庫は、総務課が管理し、常に火気、盗難及び湿気に注意しなければならない。
2 総務課長があらかじめ指定した書庫の管理責任は、総務課長が指名する者をもって充てることができる。
(平31訓令8・旧第33条繰下・一部改正)
第3節 物品の収受、配布及び発送
(収受及び配布)
第37条 役所に到着した物品は、次により処理しなければならない。
(1) 総務課において収受した物品については、速やかに所管課等へ配布すること。
(2) 前号以外の物品は、所管課等において収受すること。
(平31訓令8・旧第34条繰下・一部改正)
(発送)
第38条 物品を発送しようとするときは、所管課等において発送しなければならない。
(平31訓令8・旧第35条繰下・一部改正)
第4節 勤務時間外における文書及び物品の取扱い
(文書の発送)
第39条 勤務時間外に発送を要する文書は、全て所管課等において発送しなければならない。
(平31訓令8・旧第36条繰下・一部改正)
(文書及び物品の収受)
第40条 勤務時間外に到着した文書及び物品は、当直等において収受後、結束し、勤務を終わったとき総務課に引き継がなければならない。ただし、電報及び緊急の処理を要すると認められるものは、あらかじめ受信者に連絡しておかなければならない。
(平31訓令8・旧第37条繰下・一部改正)
附則
この訓令は、平成17年3月1日から施行する。
附則(平成18年3月31日訓令第9号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年12月27日訓令第14号)
この訓令は、平成23年1月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成31年3月29日訓令第8号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月23日訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
別表(第29条関係)
(平31訓令8・一部改正)
文書保存年限基準表
保存年限 | 属する文書の種類 |
第1種(30年) | 1 中央官庁、県庁及び市の諸令達、通達、往復文書で重要な文書 2 職員の進退及び懲戒に関する文書並びに履歴書 3 褒賞に関する文書 4 歳入歳出予算書及び決算書 5 市議会に関する重要な文書 6 財産、営造物の取得、設置管理及び処分に関する文書 7 諸統計書で重要な文書 8 市から支給する恩給に関する文書 9 原簿、台帳等で重要な文書 10 許可、認可、契約等で重要な文書 11 不服申立ての決裁等で重要な文書 12 1から11までに掲げるもののほか、これらの文書と同程度の期間保存の必要があると認められる文書 |
第2種(10年) | 1 中央官庁、県庁及び市の諸令達、通達、往復文書で第1種に属しない文書 2 報告、届出、調査等で重要な文書 3 原簿、台帳等で第1種に属しない文書 4 許可、認可、契約等で第1種に属しない文書 5 不服申立ての決裁等で第1種に属しない文書 6 官報及び県報その他重要な図書で将来参考となる文書 7 1から6までに掲げるもののほか、これらの文書と同程度の期間保存の必要があると認められる文書 |
第3種(5年) | 1 中央官庁及び県庁の諸令達、通達、往復文書で第1種及び第2種に属しない文書 2 報告、届出、調査等で第2種に属しない文書 3 原簿、台帳等で、第1種及び第2種に属しない文書 4 許可、認可、契約等で第1種及び第2種に属しない文書 5 会計上の文書、帳簿で決算が終わった文書 6 1から5までに掲げるもののほか、これらの文書と同程度の期間保存の必要があると認められる文書 |
第4種(3年) | 1 中央官庁及び県庁の諸令達、通達、往復文書で第1種、第2種及び第3種に属しない文書 2 報告、届出、調査等で第2種及び第3種に属しない文書 3 許可、認可、契約等で第1種、第2種及び第3種に属しない文書 4 陳情、請願等で重要な文書 5 1から4までに掲げるもののほか、これらの文書と同程度の期間保存の必要があると認められる文書 |
第5種(1年) | 1 中央官庁及び県庁の諸令達、通達、往復文書で第1種から第4種までに属しない文書 2 報告、届出、調査等で第2種、第3種及び第4種に属しない文書 3 許可、認可、契約等で第1種から第4種までに属しない文書 4 陳情、請願等で第4種に属しない文書 5 毎年度ある説明会の文書 6 軽易な文書で次年度の参考となる文書 7 1から6までに掲げるもののほか、これらの文書と同程度の期間保存の必要があると認められる文書 |
第6種(1年未満) | 第1種から第5種までに属しない文書 |
(令2訓令1・全改)
(平31訓令8・全改)
(平31訓令8・全改)
(平31訓令8・全改)
