(趣旨)

第1条　この訓令は、小城市における公印の管理及び使用その他公印に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「公印」とは、公務上作成された文書に使用する印章で、その印影を押すことにより当該文書が真正なものであることを認証することを目的とするものをいう。

(公印の名称等)

第3条　公印の名称、公印管理者、寸法、印材、書体及び個数は、別表第1のとおりとする。

(公印事務の整理)

第4条　公印に関する事務は、総務部総務課(以下「総務課」という。)において総括し、次の区分によって整理する。

(総務課長の任務)

第5条　総務課長は、期間を定め、公印管理課の公印の管理、使用その他公印に関し必要な事項を調査し、その状況を市長に報告しなければならない。

(公印の管理)

第6条　公印は、常に堅固な容器に納め、原則として錠を施し、公印管理者が管理しなければならない。

(公印の使用)

第7条　公印を使用するときは、押印しようとする文書に決裁済みの原議書を添え、公印管理者に提示し、審査を受けた後押印し、かつ、契印しなければならない。

(公印の紛失、盗難等)

第8条　公印を紛失し、又は盗難に遭ったときは、直ちに総務課長に報告しなければならない。

(公印の告示)

第9条　公印を新調し、改刻し、若しくは廃止したとき又は紛失し、若しくは盗難に遭ったときは、印影を付して告示するものとする。

(公印の事前押印)

第10条　証明書用紙等であらかじめ公印の押印を必要とするものは、第7条の規定にかかわらず、公印使用願(様式第2号)を公印管理者に提出し、押印しなければならない。

(公印の刷込み)

第11条　公印は、大量に印刷して発する公文書にこれを刷り込むことができる。

(電子公印の新調及び廃止)

第12条　小城市電子計算組織の管理運営に関する規則(平成18年小城市規則第39号)第2条第1号に規定する電算組織を利用して電子公印の新調又は廃止しようとするときは、電子公印新調(廃止)承認願(様式第5号)を公印管理者に提出するものとする。

(電子公印の公示)

第13条　市長は、電子公印の新調又は廃止があったときは、その印影を付して、その旨を公示しなければならない。

(電子公印の使用)

第14条　電算組織から打ち出した証明書及び原本の写し等の証明に係る文書(以下「証明書等」という。)は、電子複写した場合は「複写」と表示される品質の用紙である改ざん防止用紙(以下「用紙」という。)を用いて作成しなければならない。

(証明書等の訂正)

第15条　証明書等の内容を訂正する場合は、公印を用いて行わなければならない。

(電子公印の事故報告)

第16条　取扱責任者は、電子公印に関し、改ざんその他不正使用があったときは、直ちに公印管理者に報告しなければならない。

(廃止された公印の保存及び廃棄)

第17条　廃止された公印は、廃止された日から起算して5年間保存しなければならない。