(趣旨)

第1条　この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び小城市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年小城市条例第37号。以下「番号条例」という。)に基づき、市が行う個人番号利用事務及び個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)において、特定個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において使用する用語の意義は、個人情報保護法、番号法及び番号条例において使用する用語の例による。

(総括責任者)

第3条　総括責任者は、市の保有する特定個人情報の管理に関する事務を総括する。

(保護責任者)

第4条　保護責任者は、個人番号利用事務等に関し、適切な安全管理措置を実施する。

(システム管理者)

第5条　情報システムを管理する課等にシステム管理者を置く。

(監査責任者)

第6条　監査責任者は、特定個人情報の管理状況に関する監査を実施する。

(事務取扱担当者)

第7条　事務取扱担当者は、個人情報保護法、番号法及び番号条例等に従い、特定個人情報を適切に取り扱わなければならない。

(特定個人情報の取扱いに関する組織体制の整備)

第8条　保護責任者は、特定個人情報の取扱いに関し、次の各号に掲げる組織体制を整備する。

(教育研修)

第9条　総括責任者は、職員に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を実施する。

(職員の責務)

第10条　職員は、個人情報保護法、番号法及び関連する法令等の定め並びに総括責任者、保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。

(個人番号の利用制限)

第11条　特定個人情報の利用は、番号法及び番号条例に規定する事務において必要最小限の範囲で行うものとし、保護責任者は、そのために必要な措置を講ずる。

(特定個人情報ファイルの取扱状況確認)

第12条　保護責任者は、所管する事務における特定個人情報ファイルについて、特定個人情報ファイルの名称、利用目的、記録される項目、収集方法等を管理し、定期的に確認するものとする。

(取扱区域)

第13条　保護責任者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(媒体の管理)

第14条　職員は、保護責任者の指示に従い、特定個人情報が記録されている書類及び電子媒体等(以下、「媒体」という。)を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所の施錠等の特定個人情報の漏えい等を防止するための措置を講ずる。

(廃棄等)

第15条　職員は、媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものも含む。)が不要となった場合には、保護責任者及びシステム管理者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(複製等の制限)

第16条　職員が業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、保護責任者は、当該保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護責任者の指示に従い当該行為を行わなければならない。

(入力情報の照合等)

第17条　職員は、保有特定個人情報を情報システムで取り扱う場合には、当該保有特定個人情報の重要度に応じて、入力情報の照合等を行わなければならない。

(誤りの訂正等)

第18条　職員は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。

(アクセス制御)

第19条　システム管理者は、特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第20条　システム管理者は、保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第21条　システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有特定個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有特定個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第22条　システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第23条　システム管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(情報漏えい等の防止)

第24条　保有特定個人情報をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。

(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)

第25条　システム管理者は、不正プログラムによる保有特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。

(情報システムにおける保有特定個人情報の処理)

第26条　職員は、保有特定個人情報について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。

(暗号化)

第27条　システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。

(バックアップ)

第28条　システム管理者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第29条　保護責任者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第30条　保護責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第31条　システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第32条　職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・電子媒体の接続制限)

第33条　システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン及びUSBメモリ等の記録機能を有する機器・電子媒体の端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(媒体の移送手段)

第34条　この規程等の手続きに基づき、媒体を持ち出す必要が生じた場合には、容易に特定個人情報が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる。

(入退管理)

第35条　システム管理者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。電子媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第36条　システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

(業務の委託等)

第37条　保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(事案の報告等)

第38条　保有特定個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該保有特定個人情報を管理する保護責任者に報告する。

(公表等)

第39条　保有特定個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合には、事案の内容、影響等に応じて、事実及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第40条　監査責任者は、保有特定個人情報の適切な管理を検証するため、定期及び必要に応じ臨時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。

(点検)

第41条　保護責任者は、自ら管理責任を有する保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じ臨時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告する。

(評価及び見直し)

第42条　保護責任者は、保有特定個人情報の適切な管理のための措置については、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

(その他)

第43条　この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。