【新型コロナ対応】行政区等の総会の開催について
更新日:2021年1月 4日
新型コロナウイルス感染症の拡大を受けて、各地区の総会等の開催が困難となっています。
このような中、多くの人を集めずに総会を開催する方法として、「書面表決」や「委任状」を活用する方法があります。
各地区の状況に応じて、ご検討ください。
書面表決
多くの人が集まる総会を開催せずに、各会員から提出された「書面表決書」を集計することで、あらかじめ提案していた議案について議決する方法です。
書面表決の進め方の一例ですが、参考にしてください。
書面表決の場合の進め方(参考)
- 「総会(書面表決)の開催について」、「総会資料(議案)」、「書面表決書」を地区の会員に配布する。
- 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
- 総会(書面表決書の集計)を開催する。
- 「総会議事録」を作成する。【認可地縁団体の場合】
- 「結果報告書」を作成し、回覧等で結果を会員にお知らせする。
参考様式
- 総会(書面表決)の開催について(Word:20KB)
- 書面表決書(行政区)(Word:21KB)
- 書面表決書(認可地縁団体)(Word:49KB)
- 通常総会議事録(認可地縁団体)(Word:20KB)
- 書面表決結果報告書(Word:23KB)
認可地縁団体(法人格のある自治会)について
認可地縁団体については、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となりますが、会員の方の安全に配慮した上で、書面表決等をご検討ください。
なお、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。
委任状
会則や規則等に委任状の定めがある場合、委任状を活用して、総会出席者の人数を少なくする方法です。
地区の会員等から委任状の提出を受けて、役員や協議人等の少人数で総会を開催するなど、地区の状況に応じて活用できます。
ただし、総会の開催の際には、定期的に換気を行うなど、屋内環境の改善に努めてください。
委任状を活用する場合の進め方(参考)
- 「総会開催のお知らせ」、「委任状」を地区の会員に配布する。
- 欠席する会員から「委任状」を提出してもらう。
- 総会(役員や協議人のみなど)を開催する。
※出席者及び委任状提出者の総数が、総会の成立要件を満たしているかの確認が必要。 - 「総会議事録」を作成する。(認可地縁団体の場合)
- 「結果報告書」等を作成し、回覧等で結果を会員にお知らせする。
参考様式
問い合わせ
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