【新型コロナ対応】認可地縁団体等の総会の開催について

新型コロナウイルス感染症の拡大を受けて、認可地縁団体の総会等の開催が困難となっています。

このような中、多くの人を集めずに総会を開催する方法として、「書面表決」や「委任状」を活用する方法があります。

各地区の状況に応じて、ご検討ください。

書面表決

多くの人が集まる総会を開催せずに、各会員から提出された「書面表決書」を集計することで、あらかじめ提案していた議案について議決する方法です。

会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。

書面表決の進め方の一例ですが、参考にしてください。

書面表決の場合の進め方（参考）

1. 「総会（書面表決）の開催について」、「総会資料（議案）」、「書面表決書」を地区の会員に配布する。
2. 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
3. 総会（書面表決書の集計）を開催する。
4. 「総会議事録」を作成する。
5. 回覧等で結果を会員にお知らせする。

参考様式

• 総会（書面表決）の開催について（Word：20KB）
• 書面表決書（認可地縁団体）（Word：49KB）
• 通常総会議事録（認可地縁団体）（Word：21KB）

委任状

会則や規則等に委任状の定めがある場合、委任状を活用して、総会出席者の人数を少なくする方法です。

各会員等から委任状の提出を受けて、役員や協議人等の少人数で総会を開催するなど、地区の状況に応じて活用できます。

ただし、総会の開催の際には、定期的に換気を行うなど、屋内環境の改善に努めてください。

委任状を活用する場合の進め方（参考）

1. 「総会開催のお知らせ」、「委任状」を会員に配布する。
2. 欠席する会員から「委任状」を提出してもらう。
3. 総会（役員や協議人のみなど）を開催する。
   ※出席者及び委任状提出者の総数が、総会の成立要件を満たしているかの確認が必要。
4. 「総会議事録」を作成する。
5. 回覧等で結果を会員にお知らせする。

参考様式

• 総会開催のお知らせ・委任状（認可地縁団体）（Word：30KB）

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